A cura di Giuseppe Caroleo e Riccardo Polesel
Il tema della dematerializzazione dei Libri Sociali, documenti dove vengono trascritte le decisioni prese dai diversi organi societari delle aziende, è quanto mai di attualità. Partito già con i temi relativi al Piano Nazionale Industria 4.0, si è ulteriormente ampliato anche grazie alla forte spinta data dalla digitalizzazione.
La normativa italiana, in realtà, prevede che il documento informatico acquisisca valore legale già a partire dalla prima metà degli anni 2000. In particolare, il Codice dell’Amministrazione digitale (D. Lgs. N. 82 del 2005) disciplina come “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici”, art. 43.
La dematerializzazione prevede che i documenti informatici e, tra essi, i singoli libri verbali devono essere depositati presso un Conservatore accreditato AGID, con apposizione di firma digitale e marca temporale. Attivando tale modalità di conservazione, tutte le società non sono più obbligate a mantenere un archivio cartaceo in ambiente debitamente custodito e in continuo popolamento, rispettando in pieno le norme.
La modalità di fruizione dei documenti conservati a norma resta identica rispetto a quanto previsto per quelli cartacei. Solo i soggetti aventi diritto possono accedere ai libri attraverso credenziali strettamente riservate, creare estratti ed eventuali revisioni, agendo in continuità rispetto al passato. In casi specifici, vedasi ispezioni e consultazioni notarili, possono essere create delle credenziali temporanee per consentirne l’accesso a chi di dovere, in base a quanto previsto dalla normativa.
Per le aziende, i vantaggi della dematerializzazione sono evidenti, non solo nel miglioramento della gestione delle informazioni ma anche a livello economico e ambientale. Basti pensare all’ottimizzazione dei processi documentali e alla gestione della qualità del dato anche in caso di cambiamenti di assetti societari. Ma questa ha anche un impatto in ottica ESG, sia dal lato dell’ambiente (eliminazione della carta, in primis) che della governance. Altro fattore da non sottovalutare è l’ottimizzazione del tempo.
Pensiamo al verbale di un CdA. Usando una piattaforma ad hoc, ora il documento nasce digitale (bozza), continua la sua vita in modo digitale (con anche il suo versionamento) e, una volta giunto alla sua forma definitiva, viene firmato e archiviato in digitale. CDA ON BOARD, la soluzione di riferimento sul mercato italiano, consente di gestire tutto il processo di gestione e archiviazione del verbale, incluso l’invio automatico in conservazione a norma presso un Conservatore accreditato AGID.
